Quy định Thu hộ & Đối soát
Focus Asia Travel xây dựng quy định thu hộ và đối soát nhằm đảm bảo các khoản thanh toán, doanh thu và chi phí dịch vụ được ghi nhận chính xác, minh bạch giữa khách hàng, đối tác và Focus Asia Travel.
1. Phạm vi áp dụng
Quy định này áp dụng đối với các giao dịch có phát sinh hoạt động thu hộ, thanh toán thay mặt hoặc đối soát công nợ giữa Focus Asia Travel và khách hàng, đại lý, cộng tác viên, đối tác cung cấp dịch vụ.
2. Quy định thu hộ
Trong một số trường hợp, Focus Asia Travel có thể thực hiện thu tiền từ khách hàng thay mặt cho đối tác hoặc nhà cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận.
Khi thực hiện thu hộ, thông tin về số tiền, nội dung thanh toán và dịch vụ liên quan cần được xác nhận rõ ràng trước khi giao dịch được thực hiện.
Khách hàng nên thanh toán thông qua các phương thức và thông tin thanh toán chính thức do Focus Asia Travel cung cấp.
3. Xác nhận giao dịch
Sau khi khách hàng hoàn tất thanh toán, thông tin giao dịch sẽ được kiểm tra và ghi nhận theo quy trình.
Đối với các giao dịch chuyển khoản, khách hàng hoặc đối tác nên cung cấp mã đơn hàng, nội dung chuyển khoản hoặc chứng từ thanh toán khi được yêu cầu để hỗ trợ quá trình xác nhận.
4. Quy định đối soát
Việc đối soát được thực hiện nhằm kiểm tra và xác nhận số tiền đã thu, số tiền phải thanh toán, doanh thu, chi phí, hoa hồng hoặc các khoản phát sinh giữa các bên.
Nội dung đối soát có thể bao gồm:
- • Mã đơn hàng và thông tin khách hàng.
- • Giá trị dịch vụ.
- • Số tiền đã thanh toán hoặc thu hộ.
- • Các khoản hoàn, hủy hoặc điều chỉnh.
- • Hoa hồng, chiết khấu và các khoản phải thu/phải trả.
- • Số dư cần thanh toán sau đối soát.
5. Thời gian đối soát
Thời gian và tần suất đối soát được thực hiện theo thỏa thuận giữa Focus Asia Travel và từng đối tác.
Trường hợp phát sinh giao dịch chưa xác định được, giao dịch sai lệch hoặc thiếu chứng từ, thời gian đối soát có thể kéo dài cho đến khi các bên cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
6. Xử lý sai lệch khi đối soát
Nếu phát hiện chênh lệch giữa số liệu của các bên, Focus Asia Travel sẽ kiểm tra dựa trên thông tin đơn hàng, chứng từ thanh toán và dữ liệu giao dịch.
Các bên có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin và chứng từ liên quan để xác định nguyên nhân và thống nhất phương án điều chỉnh.
7. Hoàn tiền và điều chỉnh
Các khoản hoàn tiền, điều chỉnh hoặc phát sinh do thay đổi, hủy dịch vụ sẽ được ghi nhận trong kỳ đối soát tương ứng.
Việc hoàn tiền được thực hiện theo chính sách của từng dịch vụ và phương thức thanh toán đã sử dụng.
8. Trách nhiệm của các bên
Focus Asia Travel có trách nhiệm ghi nhận và cung cấp thông tin giao dịch theo phạm vi thỏa thuận, phối hợp xử lý các trường hợp sai lệch hoặc phát sinh.
Khách hàng và đối tác có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, lưu giữ chứng từ thanh toán và phối hợp xác nhận số liệu khi có yêu cầu đối soát.
9. Lưu ý
Mọi khoản thu hộ, đối soát, hoa hồng hoặc công nợ được xác định dựa trên đơn hàng, chứng từ và thỏa thuận giữa các bên. Trường hợp có thỏa thuận riêng bằng văn bản, nội dung thỏa thuận riêng sẽ được ưu tiên áp dụng.
